Compte-rendu du rendez-vous avec IGB, potentiel nouveau Syndic, le 11/08/14

Pour info avant l'AG, ci-dessous le débriefing d'une des nombreuses actions du Conseil menées cet été...

COMPTE-RENDU DE LA RENCONTRE AVEC UN POSSIBLE NOUVEAU SYNDIC : IGB, aux Jardins d'Elise (JdE) le lundi 11 août 2014 de 14h à 16h30.

Jérémie De Clerck a contacté un potentiel nouveau Syndic, IGB, pour remplacer Trévi Services. Isabelle Gillet recontre le représentant de la société IGB, Monsieur Benoit de Hollain, sur site pour lui faire faire le tour des bâtiments, le briefer sur l'état (passé, présent et à venir) des choses de copropriété et discuter de la manière dont il envisagerait sa future possible mission aux JdE. Le contact est excellent et l'impression laissée est celle d'un professionnel enthousiaste, réaliste, intègre, réactif et tout à fait en phase avec la philosophie des JdE : verte, durable et de citoyenneté responsable. Ci-dessous, le détail des points abordés permettant la comparaison avec Trévi et Managimm et qui justifient que IGB constitue un challenger à considérer sérieusement.

BdeH insiste sur le fait qu'IGB est une société familiale de taille moyenne, gage d'implication personnelle et de souci de qualité dans les services prestés. IGB ne fait que du syndic d'immeuble, donc est spécialisé, et n'a pas de collusion avec d'autres partenaires privilégiés (au contraire de Trévi Services avec Trévi Gestion ou l'assureur Tréa/Elitis...) Par exemple, en ce qui concerne la fourniture d'énergie, IGB remet en concurrence chaque année pour le gaz et l'électricité et choisit les meilleurs pour un contrat-cadre annuel. Aucun fournisseur attitré, ce qui garantit l'intégrité des offres.

IGB gère 160 immeubles en tout, c-à-d 30 par gestionnaire. L'équipe est consituée de binômes, un gestionnaire principal (juriste temps plein) et un gestionnaire technique (architecte mi-temps), qui ne sont jamais en congé en même temps pour assurer leur disponibilité et le suivi des dossiers. De plus, chaque copropriété a une secrétaire attitrée qui connaît le bâtiment et un comptable très structuré qui fait la fierté et la réputation de IGB. Il s'agit d'une ancienne réviseuse d'entreprise, aussi professeure d'informatique, par les mains de laquelle passent absolument tous les comptes sans exception. Elle ne gère pas, elle contrôle uniquement et explique tous les comptes.

Les appels de fonds sont envoyés systématiquement dans la 1e semaine de chaque trimestre et un décompte dans les 4 semaines qui suivent la clôture d'un trimestre.

Trévi est "le plus grand rapporteur d'affaires" chez IGB, étant donné les copropriétés déçues et/ou mal gérées qu'il leur faut récupérer. L'atout premier d'IGB : reconstruire la confiance, ce qui prend généralement un an. Pour commencer, ils remettent à plat toute la comptabilité, passent tous les postes en revue et travaillent en collaboration avec le Commissaire aux Comptes. BdeH donne à Isabelle plusieurs exemples concrets de copropriétés à la dérive (fonds de roulement inférieur aux dettes, factures impayées, conflits internes, AG chaotiques, etc.) chez qui IGB est parvenu à restaurer la confiance ET les comptes, en installant un système de cogénération pour les économies d'électricité dans les communs, en souscrivant un contrat général d'entretien de toutes les chaudières individuelles pour bénéficier d'un prix de groupe, etc.

IGB n'emploie pas directement d'ouvriers pour éviter les conflits d'intérêt avec les corps de métier appelés à intervenir sur les copropriétés qu'ils gèrent (...souvenez-vous de Trévi qui, lui, proposait son peintre à 5000 euros pour 60m2 !) mais peuvent évidemment renseigner au Conseil de petits artisans (plombiers, chauffagistes, hommes à tout faire...) connus pour délivrer du travail de qualité. Le Conseil rassemble les points à régler dans un mail à IGB et l'ouvrier fait un seul déplacement.

Le rôle prioritaire que IGB remplira en tant que Syndic sera de résoudre les problèmes et de faire en sorte qu'il fasse bon vivre aux JdE. BdeH est conscient que, pour (re-)démarrer sur des bases solides, il y aura beaucoup à obtenir du Promoteur qui a failli à nombre de ses obligations. BdeH s'impliquera personnellement dans la gestion des JdE et s'attend à ce que le dossier des "relations avec le Promoteur/Entrepreneur" demande un conséquent investissement en énergie et en temps : plusieurs réunions seront nécessaires au moment de la reprise du dossier puis les choses se remettront à tourner. Approche plutôt réaliste d'un Syndic ayant une vraie expérience de terrain.

Il propose de dresser tout d'abord un inventaire exhaustif des manquements : suivi du sinistre "caves inondées", proposer une solution technique pour assurer dorénavant leur ventilation permanente, exiger que toutes les portes des sous-sols soient sécurisées comme il se doit, commencer diplomatiquement puis au besoin mettre le Promoteur en demeure via lettre d'avocat. Pour faire respecter le ROI, même démarche constructive : médiation avec l'occupant puis lettre au propriétaire. L'action en justice est toujours le dernier recours mais est envisageable si nécessaire.

IGB dispose de salles de réunion pour le Conseil et il en existe de plus grandes capacités à louer pour les AG dans leur bâtiment rue Colonel Bourg à 10 min des JdE. Leurs honoraires sont de 16 euros par appartement, soit 2.032 euros par mois au total pour les 127 lots. Ils réclament généralement peu d'honoraires dits "complémentaires" parce que IGB travaille avec le contrat de base de l'Institut des Promoteurs Immobiliers (IPI). Si honoraires complémentaires il y a, ce n'est que pour les gros travaux et la gestion des sinistres ; or, dans ce dernier cas, lesdits honoraires complémentaires peuvent être inclus dans les frais d'assurance (pas à la charge des copropriétaires).

En termes d'information aux copropriétaires, nous disposerons d'un Intranet accessible via Login & Password où tous les documents importants pour la copropriété seront postés : factures déductibles fiscalement, cahiers des charges, ROI, etc. IGB communique essentiellement par email selon la formule "un mail / un sujet / un interlocuteur précis". Le n° de GSM du gestionnaire est donné aux membres du CC.

En ce qui concerne les projets "verts", le Syndic IGB travaille avec Go For Green et en est enchanté. GfG installe un cogénérateur à leurs frais, ils rachètent en quelque sorte la chaudière de l'immeuble, et, dans 10 ans, ils en rendent une toute neuve. L'électricité des communs est gratuite, la copropriété ne verse aucun acompte, le projet est si intéressant que l'IBGE le cite en exemple. Les panneaux solaires se sont révélés moins rentables en Belgique selon l'expérience d'IGB. Par contre, ils proposent à leurs copropriétés le compost collectif qui est un succès – tout est dans la façon de présenter le projet et démontrer qu'un compost sain ne sent rien.

Ici, par exemple, BdeH pourrait nous proposer d'installer aux JdE une wasserette écologique avec séchoirs dans l'une des grandes caves communes vides au sous-sol. Bénéfices : économies d'échelle sur le nombre d'appareils à acheter par les occupants, équipement de confort (comme les adoucisseurs d'eau) attrayant pour les locataires, façon de pallier aux infractions aux ROI concernant le linge mis à sécher par certains sur les balcons, meilleure durabilité des machines professionnelles, moindre consommation en eau et en électricité de ces équipements plus performants, projet écologique créant du lien social entre habitants, meilleur contrôle du type et de la quantité de produits détergents utilisés aux JdE, diminution des risques de fuites aux étages...

BdeH conclut l'entrevue en mettant en avant la stabilité de l'équipe IGB, composée de personnes qui travaillent ensemble depuis des années et se font mutuellement confiance (ça nous changerait de Trévi !) Après l'exposé des défis qui attenderont notre nouveau Syndic quel qu'il soit, IGB se dit toujours partant. Si nous sommes intéressés à voir leur façon de travailler, BdeH propose de recevoir une délégation du Conseil avant l'AG pour comparer les Syndics. Il me fait parvenir leur offre par écrit ainsi qu'un exemple de contrat pour début de semaine prochaine au plus tard.