PV réunions du conseil

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PV réunions du conseil

Message par Caroline J le Ven 13 Fév - 15:28

Bonjour à tous,

à la demande de nombreux d'entre vous, je poste ci-dessous les PV des 2 dernières réunions du conseil:
- une réunion informelle le 27/01 au JDE (conseil uniquement)
- la réunion d'hier 12/02 chez Managimm
Les PV des réunions précédentes, chez Managimm ont été consignés par Vincent Spruytt qui les mettra à disposition sur la plateforme de Managimm (celle-ci nous dit-on) est presque finalisée.

à+
Caroline

REUNION CONSEIL DU 27/01

Salut à tous,

Voici un petit résumé de notre réunion informelle de ce mardi en présence de Marek, Isa et Isa, Béa, Caro

Inondations mauvaises odeurs et problèmes d'évacuation
Tout le monde s'accorde que ce point doit être abordé en priorité lors de la prochaine réunion chez Managimm en prenant en considération les 2 points suivants
* Les frais de réparations engendrés par des négligences et des malfaçons devront être répercutés à Verelst. Il faudra s'assurer auprès de Managimm que ce sera bien le cas
* L'éventualité d'une action en justice doit être abordée sérieusement. Il est suggéré que le dossier constitué par Managimm soit soumis à un avocat.

Suivi Trévi: à mettre également à l'odre du jour de la prochaine réunion

Newsletter: Nous avons identifié quelques points à aborder/communiquer dans la prochaine newsletter. Voir mon mail d'hier à ce sujet

Grandes valves: je joins le descriptif en annexe et colle l'offre de prix ci-dessous
* BEA et FLORIAN se chargent d'un check prix et demanden chacun un autre devis pour des valves de même dimensions, étanches et fermant à clé.
Prix valves extérieures : (voir en attaché)
- support : vitrine murale pour extérieur profil alu anodisé ou 4 couleurs Ral au choix porte battante en verre trempé
- dimensions : 71 x 74 cm (6 A4) / épaisseur hors tout 44 mm
- finition : - coins arrondis en polycarbonate aspect aluminium
             - étanchéité assurée par un joint élastomère avec circulation d'air (antibuée)
             - serrure de sécurité 2 points d'ancrage
             - fixation invisible (4 vis + 4 chevilles fournies)
- placement : par vos soins
- quantité : 2 vitrines
Prix/pièce hors placement : 498 €/pce + TVA 21%
+ frais de livraison: 25 € + TVA 21%

+++ note du 13/02: plusieurs offres nettement moins chères ont été proposée par Isa Gillet et Béa +++

Parterre dans la cour: vu le prix (1290 euros HTVA) et en raison des nombreux frais auxquels nous nous attendons cette année en vue des nombreux problèmes auxquels nous somme confrontés, il est décidé de favoriser l'acaht de bancs uniquement cette année. Les voisines ayant soulevé cette question lors de l'Ag ayant proposé d'achter elles-mêmes des bacs à fleur, nous privilégions cette piste. Condition = choix des bacs approuvé par le conseil
Je propose de me charger de la coordination de ce point étant donné que je cherhce également  une solution esthétique et bon marché pour créer un ou 2 petits bacs potagers à installer dans les communs. En vue de  lancer un potager collectif un peu plus grand l'année suivant si cela suscite de l'intérêt.

Boîte aux lettres: BEA dispose d'une boîte qui peut être mise à disposition pour servir de boîte aux lettres pour le conseil
Marek propose de vérifier d'abord si nous n'avons pas de boîte aux lettres inutilisées aux 2 entrées. J'ai vérifié Lambotte et toutes les boîtes sont utilisées. reste à vérifier Détienne.

Entretien porte de garage: Marek fait le suivi avec Vincent; Il semblerait qu'une intervention abien eu lieu mais que toutes les pièces nécessaires n'aient pas été changées.

Paraboles: L'ensemble des paraboles du bâtiment E, donnant directement sur la cour ont été retirées.  La parabole du E2.8 reste problématique ainsi que les 2 paraboles du D (vis-à-vis bâtiment B)

Petits rappels de courtoisie: J'ai mis ce matin dans toutes les valves l'avis (FR-NL et EN) rappelant aux gens de ne pas mettre tourner leurs machines à laver la nuit. Plusieurs occupants se sotn en effet plaint de nuisances importantes.

Débrief réunion Managimm
* il faudra à l'avenir limiter le nombre de points à l'ordre du jour
* il est indispensable que nous ayons au minimum une réunion entre nous en amont des réunions chez Managimm afin de débatre des questions importantes et épargner le temps de Vincent (qui devrait avoir un autre rôle que celui de modérateur uniquement)

Débrief fonctionnement conseil
* Il est important que nous agissions en équipe et que Marek n'assume pas seul la responsabilité des différents problèmes.
* Il est important que les tâches soient prioritairement déléguées au sein du conseil.
*Il sera important de rappeler à Vincent que si un membre du conseil l'appelle pour une urgence, il doit tenir celui-ci personnellement informé de son intervention.
Je propose également que nous essayions lors de l'une de nos prochaines réunions d'établir la liste des tâches et de se mettre d'accord sur une répartitions de celles-ci.


REUNION CONSEIL DES JDE ET MANAGIMM DU 12/02/2015

Présents :
Pour les JDE : Marek Zgierun, Caroline Jacobs, Claudine Reigniers, Isabelle Gillet
Les autres membres du conseil sont excusés.
Pour Managimm : Vincent Spruytte et Eric Spruytte

1. Suivi inondations et malfaçons : évacuations, odeurs blocs A et E, tuyaux ensablés, chaudières

a. Next steps (y compris suivi fuite bloc E)
Au vu des bien trop nombreux problèmes apparus dernièrement le conseil demande à Managimm de préparer une mise en demeure à Verelst l’informant de notre intention de demander une suspension de la garantie décennale
Il nécessaire de fournir une liste aussi exhaustive que possible de l’ensemble des problèmes dont nous avons connaissance. Un appel à tous sera lancé dans ce sens.

En ce qui concerne les chaudières individuelles qui ont dans la grande majorité (si pas l’ensemble) été mal installées (voir notamment le post de Frédy Wilette sur le forum), il est demandé à Managimm d’effectuer une révision globale de l’installation des chaudières

b. Frais réparations/eau
Peu discuté par manque de temps. Fera partie de nos exigences pour les RD

c. Conseil juridique
Le conseil demande à Managimm de mandater un expert pour nous épauler face à Verelst. Il est néanmoins décidé, dans l'immédiat, de ne pas avoir recours à un avocat.

2. Réceptions définitives

a. Infractions permis urbanisme
Isa Gillet et Marek ont été informés par Mme Raes de plusieurs infractions au permis d’urbanisme devant être régularisées. Il semblerait que Bouwen n’est encore entrepris aucune démarche en ce sens. Le conseil demande à Managimm d’en prendre note. Les RD ne pourront avoir lieu tant que ceci n’est pas régularisé par Bouwen au risque que la copropriété doive en supporter les frais.

b. Infractions IBGE
Idem. Certaines infractions telles que l’absence de marquage pour piétons dans les parkings sont en voie d’être régularisées par Verelst/Bouwen. D’autres part, rien ne semble bouger sur d’autres dossiers tels que les emplacements vélos qui ne sont pas conformes et les locaux à vélo non aménagés.
NB : les clés des locaux à vélo ne pourront également être distribuées tant que ceux-ci ne sont pas aménagés conformément au permis d’environnement.

c. SIAMU
Pas de RD sans vérification par le SIAMU de la conformité des installations dans les sous-sols à leurs prescriptions (les plans d’exécution comportant d’importantes modifications vis à vis des plans sur base desquels le SIAMU a remis son avis)

3. Suivi dossier Trévi (honoraires indus)
Vincent a préparé un projet de courrier pour réclamer le remboursement des honoraires que Trévi s’est indûment versé (sep 2013- avril 2014) – honoraires pour lesquels ils n’ont par ailleurs pas joint de facture aux documents de la copropriété
Marek transmet à Vincent les documents complémentaires (correspondance conseil-Trévi) nécessaires à cet effet. Le conseil informe Vincent qu’il conteste également les honoraires pour la période suivante, étant donné l’absence criante de services effectivement prestés.

4. Communication

a. Newsletter
Managimm a préparé un projet auquel le conseil doit apporter quelques infos complémentaires ce qui sera fait dans les prochains jours. Celle-ci sera distribuée en FR et en NL. Le conseil propose également de mettre une version en anglais à disposition via le portail web

b. Portail Managimm
Le nouveau site de Managimm est en phase de test et devrait être opérationnel dans la quinzaine. Une communication en ce sens suivra (communication du username et mot de passe)

5. DIU communs
Les documents reçus sont toujours incomplets. Sans DIU complet, pas de RD. Marek s'adressera à Verelst et l'architecte afin de demander le DIU complet

6. Conteneurs poubelles
Comme signalé par certains occupants, il reste beaucoup de place disponible dans le local poubelles. Néanmoins, le nombre de conteneurs jaunes et bleus placés est largement inférieur au nombre recommandé par Bruxelles-Propreté (probablement surestimé). Il est décidé de faire une évaluation de l’utilisation de ceux-ci au mois d’avril afin de décider s’il est nécessaire de commander des conteneurs jeunes et bleus supplémentaires ou s’il est envisageable d’y ajouter des conteneurs gris.
Au vu de la capacité du local poubelles, un système 100% conteneurs n’est envisageable qu’à condition de mettre en place des initiatives de réductions des déchets aux JdE tels que compost etc…


7. Stock ampoules
Marek étudie la possibilité de remplacer les ampoules extérieures par des ampoules leds et fait une étude comparative de prix. Afin de remplacer les ampoules usées un stock de 50 ampoules sera constitué. Le changement des ampoules se fera par les membres du conseil. Les occupants sont priés d'informer les membres du conseil lorsqu'ils s'aperçoivent que des ampoules doivent être changées.  

8. Réparation porte de garage (chaîne)
La porte de garage a provisoirement été réparée ce jeudi. Plusieurs pièces sont à changer. Vincent recommande de commander un ressort en réserve (les ressorts sont sur mesure, en cas de casse il faut plusieurs jours pour pouvoir le fabriquer et le remplacer)
Il est également demandé au syndic de répercuter les coûts des dégâts occasionnés ce matin à la porte par les ouvriers Verelst.
La question de la sécurité et de la surveillance vidéo de l’entrée des parkings est également posée et devra être étudiée pour être discutée en AG. Managimm transmet les coordonnées d'une société à Marek qui se chargera de rencontrer le responsable.

9. Sécurisation coursives glissantes
Plusieurs occupants se sont plaints de coursives glissantes par temps de pluie ou de gel.
L’utilisation de sel étant fortement déconseillée sur le bois, Claudine se renseigne pour voir se qu’il existe comme possibilité de rendre le bois moins glissant.

10. Compta
La compta des JDE est entièrement à jour au niveau de l’encadage chez Managimm. Les balances crédit/débit individuelles ne sont pas toutes encore en équilibre.
L’appel de provision sep-nov et dec-févr viennent d’être envoyées avec un décalage du à la reprise de la comptabilité. L'appel de fond pour le trimestre mars-mai sera envoyé dans la deuxième quinzaine du mois de mars.

11. Divers
Isabelle Gillet remet à Managgim l'ensemble des clés des communs (clés des sas d'entrée, locaux à vélos, ascenseurs, etc …). Les locaux vélos ne pourront être utilisés une fois qu'ils seront aménagés pour permettre la sécurisation des vélos.
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